Le présent règlement est établi conformément à l’article 13 des statuts de l’association. Il a pour but de fixer les divers points non prévus par ces derniers et qui ont trait à l’administration interne de celle-ci.

Dénomination

Groupe Universitaire Interage Laïque Dinardais d’Education Populaire (G.U.I.L.D.E.P.)

29 rue Gouyon Matignon

35800 DINARD

Siret : 328 723 366 00048

Association à but non lucratif – Loi du 1er Juillet 1901

Les membres du bureau sont tous bénévoles.

Article 1 : Les adhérents

L’association est ouverte à tous à partir de l’âge de quatre ans. Les adhérents ou leurs représentants doivent acquitter une cotisation de 10 € (révisable annuellement), valable du 1er septembre au 31 août, leur permettant de voter à l’Assemblée générale de l’association et d’accéder aux activités annuelles proposées. Le tarif des activités varie selon l’activité pratiquée et est révisable chaque année. Pour y accéder, l’adhérent doit s’acquitter de la totalité du règlement de l’activité choisie. Un tarif spécial de cotisation est prévu, depuis l’assemblée générale extraordinaire du 29 06 2017, concernant les adhérents venant pour pratiquer une activité lors d’un stage ponctuel dans l’année. Les personnes de – de 18 ans doivent s’acquitter d’une « cotisation stage » de 5 €, à partir de 18 ans la « cotisation stage » est de 8 €. Ces cotisations sont révisables annuellement lors de l’assemblée générale également.

Les adhérents doivent respecter les statuts de l’association ainsi que le présent règlement.

Article 2 : le bénévolat

Le GUILDEP est une association loi 1901 à but non lucratif. Le bénévolat est au cœur de l’esprit associatif. Aussi, tout membre de l’association ne peut être rémunéré pour une prestation exercée dans le cadre de l’association, à l’exception des professeurs ou des intervenants dans le cadre des cours qu’ils animent. Cependant, dans certains cas, des défraiements peuvent être envisagés (frais de déplacement) sur présentation de justificatifs et après acceptation du Bureau.

Article 3 : l’esprit associatif

L’esprit associatif suppose un travail d’équipe : le respect, la courtoisie et la bonne entente sont nécessaires. Des comportements agressifs, aussi bien en parole qu’en geste, des attitudes irrespectueuses ou basées sur l’exclusion de l’autre ne pourront être tolérés.

Article 4 : le bureau

Les décisions au sein du bureau se prennent de manière collégiale. En cas de désaccord et d’égalité après un vote à majorité simple, la voix du président est déterminante. Le bureau est l’organe responsable de la faisabilité des projets de l’association. Est éligible au bureau un membre du Conseil d’administration, comme prévu par les statuts, ayant atteint sa pleine et entière majorité, capable de gérer et d’assumer les pleines responsabilités qui lui incombent.

Par principe, les membres  de l’association ne s’opposent pas aux décisions prises par celui-ci excepté si :

• une gestion déloyale ou malhonnête devait être constatée
• un ou plusieurs membres du bureau devaient se révéler incompétents ou dans l’incapacité d’assumer leur responsabilité
• la décision devait s’avérer contraire aux intérêts de l’association.

Les diverses affaires intéressant l’association sont traitées, selon leur importance, aux niveaux suivants :

 Le Conseil d’administration

-Toutes les affaires courantes, administratives ou financières et toutes décisions urgentes ayant trait à la sauvegarde de l’association. Le CA rend compte chaque année à l’AG et, s’il y a lieu, lors des AG extraordinaires, de ses activités et de sa gestion.

  L’Assemblée générale ordinaire

-Toute modification des statuts de l’association ou du règlement intérieur.

-Décisions ayant trait à la sauvegarde de l’association ou des opérations financières importantes et non urgentes.                                                                                             

-Approbation de la gestion exercée par le CA.

Article 5 : discipline et sanctions

• pour les membres du CA : les membres reconnus coupables de faute de gestion, d’incapacité ou de négligence par rapport aux tâches confiées peuvent être passibles de sanctions décidées selon leur gravité par l’AG ou par le Bureau (avertissement en cas d’erreurs commises, non-participation aux réunions, aux activités organisées, non-respect des autres membres ; révocation de leur fonction, qui relève des compétences du CA)
• pour l’ensemble des adhérents: les membres ne respectant pas le présent règlement sont passibles, selon la gravité de la situation d’un avertissement voté par le bureau ou de la radiation votée en CA. La personne incriminée sera convoquée par le Bureau et sera amenée à s’expliquer.

Article 6 : la radiation

Elle peut être prononcée pour

• non-paiement de la cotisation
• infraction aux statuts, au règlement après délibération du CA. (exemples : détournement des biens, des moyens ou du nom de l’association à des fins personnelles, le non-respect des locaux et du matériel, tout motif grave tel que propos diffamatoires à l’égard d’un élève ou d’un professeur….)

Elle ne peut donner lieu à un remboursement de tout ou partie de la cotisation. La qualité de membre se perd aussi par décès de celui-ci.                                          

Tout adhérent peut démissionner (ou abandonner) quand il le désire. Les démissions ne peuvent donner lieu à un remboursement sauf pour raison médicale (certificat original à l’appui) sur demande écrite et présentation d’un justificatif.

Article 7 : le mode de communication

Le courrier postal, le courrier électronique, le téléphone et affichage sont les moyens reconnus et acceptés suffisants pour transmettre les informations à caractère urgent, y compris la transmission des comptes rendus, des procès-verbaux et des convocations.

Article 8 : règles de correspondance

La présidente, la secrétaire et la trésorière sont autorisées à signer seules la correspondance administrative de l’association dans la mesure où elle est conforme aux statuts.

Article 9 : règlement du GUIDEP (toutes sections)

Lors de son inscription à un cours/atelier, l’adhérent s’engage à respecter les règles suivantes :

1. Les inscriptions :

Pour accéder aux activités proposées à l’année, il est obligatoire d’adhérer à l’association en s’acquittant de la cotisation annuelle de 10 € payable à l’inscription (1^er septembre au 31 août de l’année). Les adhérents doivent ensuite payer le tarif de l’activité choisie selon la grille de tarifs votée en assemblée générale annuelle ou modifiée lors d’assemblée générale extraordinaire. L’intégralité du règlement doit être remise lors de l’inscription. L’encaissement pourra cependant être étalé sur 3 mois consécutifs ou plus sur demande justifiée et ne pouvant excéder 6 mois ou le terme de l’exercice comptable, soit le 31 août. Sont acceptés l’espèce, les chèques bancaires, les chèques vacances ANCV, les coupon-sport ANCV, les chèques-pass de la Ville de DINARD. L’engagement aux cours/ateliers est définitif à compter du 3ème cours, les deux premiers cours étant assimilés à une période d’essai.                                                              

Pour accéder aux activités proposées ponctuellement dans l’année, comme des stages, il est obligatoire d’adhérer à l’association en s’acquittant de la cotisation annuelle de 5€ pour les moins de 18 ans et de 8€ pour les 18 ans et plus, payable à l’inscription.

Les inscriptions se font dans la limite des places disponibles. De même, si un cours ne serait pas suffisant en nombre de participants peut être annulé ou regroupé avec un autre cours dans la limite des places disponibles.

Pour des raisons de cohérence et de suivi pédagogique, l’inscription s’étend sur la totalité de l’année scolaire. Le nombre de semaine d’ouverture des activités se calque sur le rythme scolaire ; les cours ne sont donc pas assurés pendant les vacances (sauf rattrapage).

Afin de valider l’inscription, le GUILDEP requiert les pièces suivantes :

– La fiche d’inscription remplie, datée et signée par l’élève (si majeur) ou son représentant légal (si mineur), avec une photo et une enveloppe timbrée (si pas de mail)

– Un exemplaire du règlement intérieur daté et signé par l’élève ou son représentant légal.

– Un certificat médical de l’année à l’inscription, attestant de l’aptitude de l’élève aux pratiques pour lesquelles il (ou elle) s‘inscrit. Ce certificat est valable 3 ans si l’adhérent ne rencontre pas de problèmes de santé. Sinon il devra présenter un nouveau certificat médical.

– Une attestation d’assurance (scolaire ou sportive) responsabilité civile et accidents corporels prenant en charge les dommages encourus ou causés par l’élève ou l’adhérent.

– Le versement de la cotisation annuelle d’adhésion à l’association.

– Le règlement du tarif de l’activité choisie

2. Les locaux et le matériel :

Les locaux sont mis à disposition de l’association gracieusement par la Ville de Dinard selon un planning établi et une convention obéissant à des règles strictes que l’association, ses professeurs, ses animateurs et ses adhérents doivent respecter.

Les utilisateurs sont responsables de la propreté et du rangement de ceux-ci et doivent être restitués dans l’état dans lequel ils les ont trouvés. Le règlement de sécurité doit impérativement être respecté. Seuls les enseignants et les membres du bureau sont autorisés à posséder les clés des locaux utilisés ; ces clés ne peuvent être prêtées à un adhérent ou à un tiers. De même l’accès aux salles de cours en dehors des heures prévues pour les activités n’est possible que si l’adhérent est accompagné d’un professeur ou animateur qui aura demandé l’autorisation préalable aux membres du bureau.

Dans certains cours, des tapis sont mis à la disposition des adhérents. POUR UNE RAISON D’HYGIENE, il est préférable que chacun apporte une serviette de bain ou son propre tapis.

Tout emprunt de matériel devra être soumis à l’approbation du bureau.  

3. Le respect de la législation : L’association du GUILDEP se doit d’appliquer les lois existantes : ainsi l’usage du tabac et de toute substance illicite est interdit à l’intérieur des locaux utilisés.
4. L’absence d’un professeur/intervenant : les parents sont tenus d’accompagner leurs enfants jusqu’à la salle de cours et de s’assurer de la présence du professeur. Les professeurs doivent avoir une attitude responsable : en cas d’absence ils doivent impérativement prévenir, dans un délai suffisant, un membre du bureau, les élèves ou leur représentant légal.
5. Urgence médicale : l’association et ses intervenants ne peuvent en aucun cas être tenus responsable d’un malaise ou d’une blessure accidentelle surtout quand elle est liée au port d’une tenue inadéquate à l’activité. En cas d’urgence médicale au sein d’un cours de quelque activité proposée par l’association, le professeur ou l’intervenant est habilité à prendre toutes les dispositions nécessaires (appel des pompiers, transfert à l’hôpital le plus proche, informer immédiatement le ou les responsables légaux des enfants pour les enfants mineurs)
6. Assurance : l’adhérent certifie avoir souscrit une assurance responsabilité civile.
7. Droit à l’image : le GUILDEP participe à des événements culturels durant lesquels des photographies et vidéos des participants sont réalisées. Ces documents peuvent être utilisés à des fins de communications et de promotions. Par conséquent, tout élève ou son représentant légal, abandonne ses droits à l’image.

Article 10 : certificat médical

Un certificat médical est obligatoire à l’inscription pour tout nouvel adhérent pour chaque activité. Il est valable 3 ans sauf si l’adhérent rencontre des problèmes de santé. Dans ce cas, un nouveau certificat médical est à fournir à son retour. Ce certificat est à remettre au professeur avant la fin du mois de Septembre. Après les vacances de la Toussaint, sans présentation du certificat médical, l’accès au cours sera refusé. En complément de ce certificat médical, tout souci de santé éventuel est à signaler au professeur (allergie, asthme…) dès le début de l’année.

Article 11 : tarifs et paiements

Les cotisations des membres adhérents et les tarifs des activités sont fixés chaque année par le CA et entérinés par l’Assemblée Générale

Le paiement s’effectue lors de l’inscription par chèque, espèces, chèques vacances ANCV, coupon sport ANCV, chèques-pass de la ville de Dinard pour les jeunes Dinardais… (renseignement auprès de la Mairie de DINARD).

Article 12 : consignes pendant les cours

Pendant toute la durée de leur présence dans l’établissement, il est demandé aux parents ainsi qu’aux élèves d’être le plus silencieux possible, de ne pas courir et de respecter les consignes de sécurité et d’hygiène applicables à l’ensemble des locaux et sur l’ensemble du COSEC ou de tout autre bâtiment dans lequel l’association aura à exercer ses activités ou événements, dont, entre autres, l’interdiction formelle de fumer, y compris à l’extérieur du bâtiment, de consommer des substances alcoolisées ou prohibées par la loi.

La responsabilité de l’intervenant et de l’association s’arrête dès le cours terminé. Sorti de la salle de cours, l’association n’est plus responsable de l’adhérent.

Le GUILDEP impose à ses adhérents de ne pas crier ou parler fort dans l’enceinte et à l’extérieur du bâtiment pour ne pas gêner les autres cours.

Les téléphones portables doivent être en mode silencieux, et leur utilisation est interdite pendant la durée des cours suivis. L’association se donne le droit de confisquer les appareils en cas d’utilisation intempestive, et ce, afin de ne pas perturber le bon déroulement des cours…

Le GUILDEP demande à ses adhérents une tenue répondant aux exigences de la nature du cours suivi. Les cheveux devront être attachés.

Une tenue adéquate à la pratique de la danse est, bien entendu, indispensable. Pour les cours, prévoir une tenue près du corps afin de permettre une meilleure  « lecture » de la gestuelle de votre enfant par le professeur : leggings/collants, juste au corps/T-shirt et chaussons/paire de chaussettes en coton.

Les chewing-gums, bonbons sont interdits pendant les cours (risque d’étouffement…)

L’accès aux vestiaires et aux studios est exclusivement réservé aux adhérents et professeurs.

Le GUILDEP ne pourra être tenu responsable en cas de pertes ou de vols (vêtements, bijoux, montres, costumes etc…).

Article 13 : absence et présence

Les adhérents s’assurent d’arriver 5mn avant le début des cours, pour que les professeurs puissent commencer les cours à l’heure… Le professeur/animateur n’attendra pas les adhérents pour démarrer son cours à l’heure fixée. De même, chaque professeur/animateur veillera à terminer les cours précédents à l’heure pour ne pas empiéter sur l’heure de cours suivante et à respecter une durée d’intercours limitée à 10 minutes maximum, dans ce cas le cours suivant devra se terminer 10 minutes plus tard.

Les adhérents doivent être assidus aux cours afin de ne pas gêner la progression du travail de l’année.

Les absences ne seront déduites ni remboursées. Seuls les arrêts définitifs pour raisons médicales, donneront lieu, sur présentation de certificats médicaux, à un remboursement au prorata des semaines de cours restants à la date de fourniture de ces justificatifs, selon le tarif en vigueur de l’activité et sur la base du tarif trimestriel.

Pour d’évidentes raisons sanitaires, en cas de maladie contagieuse, les adhérents sont invités à ne pas assister aux cours et prévenir l’administration et le professeur.

En cas d’absence du professeur, dans la mesure du possible, les adhérents seront prévenus et un message sera affiché sur la porte de la salle de cours. Il appartient aux parents ou accompagnants des élèves mineurs de s’assurer avant de laisser l’élève seul que les cours ont bien lieu.

Article 14 : stages et concours

Des stages de danse ou autres activités (enfants et adultes), pourront être organisés pendant les vacances scolaires et week-end. Ils feront l’objet d’une tarification distincte et d’une inscription spéciale à chaque stage.

Chaque concours est à la charge des parents concernés (Préparations et Répétitions, frais de déplacement, nuitée…).

Article 15 : spectacle de danse annuel

Le GUILDEP organise son spectacle de fin d’année (2 ou 3 représentations, sauf autre décision prise en Conseil d’Administration) auquel participent tous les cours de danse.

La présence des élèves aux différentes répétitions et aux 3 représentations du gala est obligatoire et indispensable dès lors qu’il s’y est engagé. En cas d’absence ou d’impossibilité, les adhérents ou leur représentant légal doivent prévenir le(s) professeur(s) dès le début d’année si possible (Janvier), pour le bon déroulement du futur spectacle. Une fiche de participation au spectacle sera transmise aux élèves au plus tard en mars pour effectuer les commandes pour les costumes. Si un élève se rétracte après cette date et ayant répondu qu’il participait au spectacle, les costumes commandés resteront à sa charge.

La représentation du gala sera payante y compris pour les familles.

Les répétitions en salle de spectacle auront lieu les deux mercredis précédents le gala et le samedi entre les 2 mercredis. Les élèves ou leurs parents, pour les mineurs, s’engagent à respecter le planning des répétitions ainsi que les contraintes et les consignes spéciales liées aux répétitions, costumes.

Les costumes (vêtements et/ou accessoires) sont à la charge des parents. Comptez un  budget minimum de 10€ par chorégraphie. Pour rappel, un cours suivi est égal à une chorégraphie. A cela, s’ajoute un costume pour l’entrée et un autre costume pour le final. Donc un élève qui suit un cours à l’année aura 3 costumes à prévoir pour le spectacle de fin d’année selon les directives du professeur.

Les costumes peuvent être achetés, loués ou confectionnés, ou bien trouvés dans vos armoires. En cas de confection, l’association ne s’occupera que de l’achat du tissu pour tous les élèves qui sera facturé ensuite à chacun. Charge à chaque adhérent de le confectionner par ses propres moyens (famille, voisin, couturière professionnelle) selon le patron de couture qui aura été fourni par le professeur.

Les cheveux devront être coiffés (selon la chorégraphie) + maquillage scène à la demande du professeur.

Sera remis à chaque élève par le professeur :

– Un récapitulatif du costume, coiffure et maquillage pour chaque chorégraphie

– Un planning des répétitions pour chaque mercredi et samedi

– Une facture récapitulant les frais de costumes à régler à l’association

Les professeurs n’exigent pas de chaussons de danse lors des cours (votre enfant peut changer de pointure d’ici le spectacle de fin d’année), ils seront obligatoires pour le spectacle de fin d’année.

Article 16 : approbation et modification du règlement intérieur

Ce règlement est établi et modifiable par le CA. Il a la même force pour tous les membres de l’association que les statuts. Il doit être porté à la connaissance de tous les membres adhérents de l’association GUILDEP ; l’adhésion entraine l’acceptation de ce règlement.

Le présent règlement est soumis à l’assemblée générale qui l’adopte et peut être modifié en fonction des nécessités de l’association.